12. Wie sieht es mit einer Sammelrechnung aus? 
Wir haben viele kleine Jobs vom gleichen Kunden, die am Ende des Monats abgerechnet werden sollen! Kein Problem: Wir nutzen P2 für eine Reisebürokette mit über 400 Büros. Deshalb gibt es verschiedene Möglichkeiten. Eine Sammelrechnung mit allen angefallenen Tätigkeiten, eine Rechnung nach Schlagworten, eine Rechnung nach Kostenstellen, eine Rechnung nach beteiligtem Büro. Je nachdem, was für Sie oder Ihren Kunden das Beste ist.

13. Können Drucklayouts von uns selbst verändert werden? 
Ja. Sie können alle Bestandteile der Ausgabeformulare ändern und an Ihr Corporate Design anpassen.

14. Wie leistungsfähig ist die FileMaker-Software? 
Sehr leistungsfähig – das wissen wir aus eigner Erfahrung. Wir greifen täglich auf mehr als 100.000 Einzeleinträge zu – mit ausführlichen Beschreibungen. Das geht in Sekundenschnelle – auch auf älteren Rechnern. Natürlich setzt diese Geschwindigkeit ein festes Netzwerk und die FileMaker-Serversoftware voraus.

15. Bei der Eintragung von Arbeitsstunden der einzelnen Mitarbeiter sollen die Kosten nur für den Administrator sichtbar sein, nicht für den einzelnen Mitarbeiter, der seine Stunden einträgt. Ist das möglich?
Ja, das ist möglich. P2 verfügt über ein ausgefeiltes System zur Vergabe von Zugriffsrechten. In diesem Fall kann das heißen: „Der Supervisor sieht alles, der Benutzer wenig (oder nichts).” Natürlich lassen sich auch Mischverhältnisse einstellen, z.B. Einkaufskosten für eine Bestellung sehen, aber nicht die Einkaufskosten der gesamten Projektbearbeitung inkl. aller Einkaufskosten der eigenen Leistungen. Wie immer Sie das wünschen...

16. Wir haben einen größeren Kunden und ein Monatsbudget. Alle Stunden sollen (entsprechend aufgeteilt) in die einzelnen Projekte eingetragen und übersichtlich ohne Kostenangabe ausgedruckt werden (z.B. ein Monatsnachweis für den Kunden). Ist das möglich? 
Ja. Die Ausgabe vom Angebot über das Projekt bis hin zur Rechnung kann ohne Kostenangabe gedruckt werden, so dass lediglich ein Nachweis der geleisteten Stunden gedruckt wird.

17. Kann die Währung von P2 auf Schweizer Franken abgeändert werden? 
Sie können die Standardwährung auf Schweizer Franken und den entsprechend national gültigen MwSt-Satz ändern. Zusätzlich gibt es einige landesspezifische Anpassungen der P2-Software für Österreich und Schweiz, die Ihre landesspezifischen Abrechnungsvorschriften berücksichtigen.

18. Wir benutzen - zur besseren Unterscheidung - Projekt- und Rechnungsnummern mit einem dreistelligen Kürzel. Ist das möglich? 
Es gibt verschiedene Darstellungsmöglichkeiten für Projekt- und Rechnungsnummern, die wir selbstverständlich Ihren Wünschen anpassen können. Dazu gehört die Verwendung eines bis zu fünfstelligen Kürzel für den Kundennamen.

FAQ
Fragen = Antworten

1. Ist die Software mehrplatzfähig in einem gemischten Netzwerk (Windows NT, Apple Mac und PC)?
P2 ist mehrplatzfähig durch die Datenbanksoftware FileMaker® und läuft gleichzeitig unter Macintosh OS X und Windows. Die Auslieferung beinhaltet die FileMaker Client-Software für Apple und Windows-Rechner. Sie können dann wahlweise die FileMaker-Software auf Windows oder OS X benutzen. Bei mehr als 3 Benutzern empfehlen wir zusätzlich die FileMaker-Serversoftware, die den zentralen Datenbestand sicherer hostet und einen schnellen Zugriff auf alle Daten gewährleistet.

2. Gibt es eine Benutzerverwaltung mit definierbaren Zugriffsrechten?
Es gibt 7 verschiedene vordefinierte Benutzergruppen (Supervisor, Administrator, Lohnbuchhalter, Buchhalter, Superuser, User, Praktikant) und zusätzlich die individuelle Anpassungsmöglichkeit für jedes Modul (anlegen, bearbeiten, löschen, drucken, suchen).

3. Gibt es eine Möglichkeit, Datensätze (Adressen und evtl. Projektdaten) aus einer anderen Applikation zu importieren?
Sie können in einige P2-Module (Adressen und Personen) bestimmte Daten aus Excel importieren. Darüber hinaus können Sie bei Systemeinführung komplexe Daten von uns importieren lassen, da wir die richtige Positionierung Ihrer Daten besser bestimmen können.

4. Remote-Access. Besteht die Möglichkeit via Internet auf die Datenbank zuzugreifen?
Sie können mit der FileMaker-Software via Internet auf die zentrale Datenbank zugreifen und alle Funktionen nutzen (FMP-Serversoftware vorausgesetzt). Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, per Webbrowser Bearbeitungszeiten zu erfassen und Kunden eine Projektauflistung zur Verfügung zu stellen. So können sich Ihre Kunden direkt über den Bearbeitungsstand von Projekten informieren.

5. Serverintegration: Läuft die FileMaker-Software unter Unix?
Leider nein bzw. nicht mehr, die Unterstützung für dieses Betriebssystem wurde seitens FileMaker eingestellt.
Die aktuelle FileMaker-Serversoftware lässt sich auf Apple OS X und Windows-Servern installieren und verwenden. 

6. Sind Programmanpassungen möglich? 
Ja. Wir erweitern das Programm ständig und lassen dabei auch die Wünsche unserer Kunden einfließen, die in ständigen Aktualisierungen wieder zu finden sind. Aber: Eine individuelle Programmierung nehmen wir nur im Rahmen unserer Hauptapplikation vor. Für diesen Fall werden Änderungen am Hauptprogramm vorgenommen, um Ihre spezifischen Anforderungen einzuarbeiten. Diese sind nur für Sie sichtbar – die anderen P2 Kunden sehen davon nichts. Vorteil für Sie: Änderungen, Ergänzungen und Erweiterungen aus dem Hauptprogramm fließen auch an Sie und bedürfen keiner weiteren Individualprogrammierung.

7. Kann ich meine Hausschriften verwenden? 
Ja. Mit Erwerb der Vollversion erhalten Sie von uns einen Zugangscode, der Ihnen erlaubt, alle Formulare an Ihr Hausdesign anzupassen. Bitte beachten Sie, dass Proportional-Schriften (z.B. Courier) eine andere Laufweite haben als in PostScript basierenden Programmen.

8. Gibt es schon konkrete Gedanken zur Datev-Schnittstelle?
Diese steht seit 2008 zur Verfügung und ist Bestandteil der Standardauslieferung.

9. Drei Office-PC's und fünf Kreativ-Mac's stehen zur Verfügung. Ist die Installation von P2 auch plattformübergreifend möglich? Selbstverständlich. Sie können unter OS X und Windows arbeiten. Crossplattformübergreifend – Sie können also „kreuz und quer“ zugreifen, Also nicht ausschließlich auf einem Betriebssystem, sondern gleichzeitig auf beiden Betriebssystemen.

10. Wird die Software ständig weiterentwickelt?
Ja. Schon aus eigenem Interesse, denn wir benutzen die Software seit Jahren für unsere eigene Organisation.

11. Wie werden die Daten gesichert? 
Mit der Integration der FileMaker-Serversoftware wird Ihr Datenbestand mehrfach am Tag automatisch gesichert - wir empfehlen eine zweistündige Sicherung.